La organización de cualquier tipo de congreso es uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos, planificación, organización, presupuestos, cambios de última hora… Todo ello suma a la hora de lograr un congreso de éxito y beneficioso para las tres partes: cliente, asistentes y organizadores.

Pero la organización de un congreso que además sea económico es aún un reto mayor. Por ello hemos recopilado 5 consejos que harán que un congreso económico tenga un resultado positivo.

1. Planificar con tiempo. De esta forma tendremos margen para reservar el espacio que mejor se adapte a nuestras necesidades.

2. Negociación con proveedores. Es importante elaborar un plan estratégico que permita buscar las tarifas que mejor se adapten al presupuesto. Es básico sondear qué ofrece el mercado. Además, hay que tener en cuenta que en la organización de un congreso toman parte diferentes proveedores.

3. Acceso a internet. Puede parecer una obviedad, pero es muy importante que la sala del congreso tenga una buena conexión wi-fi. Este detalle puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza y más de un agujero en el presupuesto.

4. Desarrollar una App es prácticamente imprescindible. Las nuevas tecnologías brindan la oportunidad de condensar toda la información de un congreso en una app.

Esta pequeña inversión permitirá:

· Dar a conocer todos los detalles de tu evento (lugar, días, horarios de charlas, información de expositores, oradores, sponsors…).

· Generar interactividad con la audiencia en tiempo real (asistentes y expositores) por medio de diferentes funcionalidades (incluidas las redes sociales).

· Enviar notificaciones a los asistentes antes, durante y post-evento: mensajería instantánea y anuncios importantes.

Además gracias a lo que ofrece una app se puede ahorrar tanto en personal, como en medios técnicos, diseño, imprenta, etc.

Promoción a través de los medios on line. Dar a conocer un congreso suele llevar unos costes elevados de publicidad. Por eso, las redes sociales, los diarios digitales y los blogs son una buena fuente de promoción gratuita. Gracias a ello se pueden conseguir más inscripciones y nuevos patrocinadores que harán que mejore la cuenta de resultados.

Esperamos que estos 5 consejos para organizar un congreso económico puedan ayudarle a conseguir unos resultados positivos en la próxima convención o congreso.

Y por último aunque no menos importante

Si tiene poca o ninguna experiencia en la planificación de congresos o poco tiempo para poder realizar todos los pasos necesarios para que el congreso sea un éxito, le recomendamos contratar los servicios de una agencia profesional con experiencia en el sector.